医療・介護現場では、診療報酬や介護報酬が改定のたびに変動し、経営環境は年々不透明になっています。
こうした中で、単に「月次の損益」を確認するだけでは、部門やサービス単位の採算性を正しく把握できません。
必要なのは管理会計による“見える化”。その第一歩として、多くの施設で活用しやすいのが Excelを使った管理会計の仕組み作り です。
レセプトデータ（収益）と経費を紐づけることで、次のような分析が可能になります。
診療科・病棟・サービス種別ごとの採算性
特定の医師・チーム・ユニット単位での利益構造
診療報酬改定の影響シミュレーション
高コスト構造の特定と改善策立案
特に医療や介護では、収益の大半がレセプトに基づくため、ここを起点に経費と結びつけることが、部門別管理の要になります。
ステップ①：レセプトデータの整理
レセコンや請求ソフトからCSV形式でレセプト集計を出力
施設区分・診療科・サービス種別など、部門別のキー項目を追加
年月を標準化した日付形式に統一
ステップ②：経費データの分類
会計ソフトから科目別経費を出力
固定費（人件費・減価償却費など）と変動費（医薬品費・委託費など）に分ける
各経費を、対応する部門やサービス単位に割り当てるルールを設定
ステップ③：マスター表でキーを一致させる
「部門コード」「サービス区分コード」など共通のキーを作成
VLOOKUPやINDEX/MATCH関数で、収益データに経費を紐づけ
ステップ④：損益計算の自動化
部門別に「収益－経費＝部門利益」を算出
ピボットテーブルで月別・部門別の損益を可視化
グラフ化して経営会議で共有
データ更新のルーティン化：月初◯日までに前月分を集計
部門コード・科目コードの統一：レセプトと経費の突合を容易にする
暫定値から始める：完璧を目指すより、まずは主要経費から紐づけを開始
分析結果をアクションにつなげる：数字を見せるだけでなく、改善提案とセットで共有
Excelベースの管理会計でも、部門別の収支が「見える」ようになることで、
赤字部門の構造的要因が特定できる
高利益部門の成功要因を横展開できる
診療報酬改定や設備投資の影響をシミュレーションできる
など、経営判断の精度が格段に向上します。